Vergaderen: een goede voorbereiding is het halve werk

Goedemorgen,

Vergaderen… de vergadertijgers houden ervan. Voor de rest van ons is het een noodzakelijk kwaad. Helemaal als je slechthorend bent, want hoe krijg je alles mee en zorg je ervoor dat je aan het einde niet vermoeid bent?

Tijdens mijn stage bij NPO Doc, kreeg ik voor het eerst te maken met vergaderobstakels. Op maandagen hadden we de redactievergadering in de enige afgesloten ruimte van de redactie. Hoe ik de onderwerpen nauwelijks meekreeg, omdat er van tevoren geen agenda was opgesteld en ik de namen van films en regisseurs niet kende. Hoe had ik daar wat aan kunnen doen?

Als je slechthorend bent, dan kan het soms lastig zijn om mee te doen bij de vergadering, bijvoorbeeld omdat je net de introductie van het onderwerp of de inbreng van een collega aan de andere kant van de vergadertafel niet goed hebt verstaan. Waar andere mensen makkelijk inhaken op een nieuw onderwerp, kan dat voor jou lastiger zijn. Het helpt als je de context kent. Als je weet waar het over gaat en de vaktermen of namen al eerder hebt gehoord, dan is het makkelijker om de rode draad van het gesprek te volgen. Vraag dus aan de organisator van de vergadering of die een agenda of een lijst met te bespreken onderwerpen met jou kan delen. 

Meer tips voor jou

Wat kun jij nog meer doen om een vergadering zo goed mogelijk voor te breiden?

-       🔎 Bedenk welke hulpmiddelen je nodig hebt en regel deze. Dat verschilt per situatie: hoe lang duurt de vergadering? Hoeveel mensen zijn er aanwezig? Hoe groot is de ruimte? Ik zet bijvoorbeeld een schrijftolk in bij een lange vergadering, of een vergadering met veel mensen. En bij een overleg met mijn team – van 7 mensen – zet ik mijn soloapparatuur in. Dat betekent ook dat ik mijn solo vooraf moet opladen en ruim van tevoren een schrijftolk aanvraag. Vergeten? Dan biedt een spraak-naar-tekst app soms uitkomst.

-       💬 Maak vooraf (communicatie)afspraken met je collega's.

• 👑 Wie leidt de vergadering? Voor de structuur van de vergadering is het van belang dat één persoon de voorzitter is van de vergadering en orde houdt. Wel zo fijn als dat van tevoren duidelijk is en je ook van tevoren bij hem/haar aan kunt geven wat je nodig hebt.

• 🎤 Hoe gaan mensen om met jouw hulpmiddelen? Moeten ze bijvoorbeeld de microfoon van jouw soloapparatuur doorgeven? Is er een pauze nodig voor de (schrijf)tolk(en)? Moeten ze hun naam zeggen voordat ze beginnen te spreken (is vaak een afspraak die je maakt wanneer je met gebarentolken werkt bij videobellen)?

•  ✋ Moeten je collega’s wachten tot ze de beurt krijgen? Een vergadering is voor jou lastig te volgen als je collega's door elkaar heen praten of te snel van beurt wisselen. Een goede afspraak die je kunt maken, is dat je collega’s hun hand opsteken voordat ze iets zeggen en wachten met spreken totdat de voorzitter hen de beurt heeft gegeven.

Hopelijk kun je hier iets mee. Heb je zelf een goede tip voor mij en andere slechthorenden? Laat het me weten door deze mail te beantwoorden.

Succes met je werkweek!

Stan