Dankzij communicatieafspraken en vergaderdiscipline kan ik meedoen

Goedemorgen,

Ons kantoor op het werk is een tijdje dicht geweest door waterschade bij een verbouwing, maar gelukkig kunnen we er weer terecht. Wat was het fijn om collega’s weer te kunnen ontmoeten – ik was het toch wel zat om ze alleen via een schermpje te zien.

Dat betekent dat we ook weer live kunnen vergaderen. Dinsdag stonden we nog samen plannen visueel te maken op een digibord. Dat kan allemaal ook wel in Teams, maar zo was het veel leuker.

Communicatieafspraken

Maar vergaderen kan ook uitdagend zijn, zeker als je met grote groepen bent. Dan is het handig om vooraf communicatieafspraken te maken. Bijvoorbeeld:

💺 Wie zit waar tijdens de vergadering? Ik zit bijvoorbeeld graag aan de linkerkant van mijn gesprekspartners, zodat ik hen kan horen met mijn betere rechteroor. Dat betekent soms dat collega's van plek moeten wisselen. En als ik geen soloapparatuur bij me heb, zit ik graag dicht bij de voorzitter van de vergadering.

✋ Welke vergaderdiscipline is er nodig om gelijkwaardig mee te doen? Bijvoorbeeld: je steekt eerst je hand op voordat je wat zegt en begint met spreken op het moment dat je de beurt krijgt. Of je geeft de microfoon van de soloapparatuur door, en begint met spreken als je die vast hebt.

⏸️ Wanneer houden we pauze? Luisteren kost energie. Door met regelmaat een pauze te houden, kan ik de vergadering blijven volgen.

🗒️ Wat is de agenda en wie maakt de notulen? Als er vooraf een agenda gedeeld is, weet je als slechthorende welke onderwerpen en termen besproken worden. Die context maakt het makkelijker om een vergadering te volgen. De notulen achteraf zorgen er daarnaast voor dat er geen misverstanden kunnen ontstaan en je je niet onzeker hoeft te voelen of je alles goed hebt verstaan.

Gelijkwaardigheid

Door heldere communicatieafspraken, heb ik niet alleen het gevoel dat ik erbij hoor, maar ook het gevoel dat ik een gelijkwaardige gesprekspartner ben. Het betekent voor anderen dat ze hun vaste manier van vergaderen los moeten laten, en dat is soms moeilijk en soms schuurt het. Maar uiteindelijk is dat misschien wel nodig om te zorgen dat jij er echt bij hoort en gelijkwaardig bent aan je collega’s.

Fijne werkweek!

Stan